AI voor orderbevestigingen
Van 8 uur per week aan e-mails openen en controleren, naar 1 uur fouten nakijken.
Een voedselproducent met meer dan 100 inkooporders per week worstelde met veel handmatig werk. Elke order levert een bevestiging op via de mail, als PDF of Excel-bijlage. Elke bevestiging moet gecontroleerd worden op prijs, aantal en leverdatum. Medewerkers waren een groot deel van hun week kwijt aan dit proces. Repetitief, foutgevoelig, en voor niemand uitdagend.
De uitdaging
100+ orderbevestigingen per week. Gemiddeld 3-5 minuten per stuk: e-mail openen, bijlage downloaden, ordernummer opzoeken in het ERP, regel voor regel vergelijken.
Dat is ~8 uur per week. Een volledige werkdag. Niet bezig met inkoop verbeteren, leveranciers managen of betere deals sluiten. Maar met check werk dat niemand uitdaagt.
De dagelijkse realiteit bij veel bedrijven:
- Handmatig e-mails doorploegen op orderbevestigingen
- Bijlagen openen in wisselende formats (PDF, Excel, soms e-mailtekst)
- Regel voor regel matchen met inkooporders in het ERP
- Afwijkingen handmatig noteren en opvolgen
- Constant risico op gemiste fouten bij piek of ziekte
Onze aanpak
We analyseerden het volledige proces van orderbevestiging tot verwerking. Waar gaat veel tijd inzitten en wat is foutgevoelig?
De conclusie was helder: 90% van de bevestigingen wijkt niet af van de inkooporder. Toch wil je zeker weten dat elke bevestiging overeenkomt met de bestelling. Dit is waar AI een perfecte oplossing is.
In essentie is ordercontrole een three-way match: inkooporder, orderbevestiging, levering. Die eerste stap, inkooporder versus bevestiging was de bottleneck. We bouwden een AI-agent die deze taak automatiseert:
- Automatisch ophalen — De agent monitort inkomende e-mail en herkent orderbevestigingen. PDF, Excel of elk anders bestandstype. De relevante data wordt geëxtraheerd.
- Three-way match met ERP — Gegevens worden automatisch gekoppeld aan de bijbehorende inkooporder. Prijs, aantal, leverdatum alles wordt vergeleken.
- Flaggen van uitzonderingen — Alleen bevestigingen met afwijkingen worden gecheckt. Met een duidelijk overzicht: wat wijkt af, waar, en hoeveel.
- Verwerking van matches — Bevestigingen die 100% matchen worden automatisch verwerkt. Geen menselijke tussenkomst nodig.
Het resultaat
90% tijdsbesparing op ordercontrole. Van ~8 uur naar ~1 uur per week.
Nul gemiste afwijkingen. Alle formats automatisch verwerkt. Snellere opvolging bij echte uitzonderingen.
Het effect, een team dat niet meer vastzit in repetitief controlewerk. Meer tijd voor leveranciersonderhandeling, inkoopoptimalisatie en relatiebeheer.
Herken je deze
uitdagingen?
Herkenbaar? Elke voedselproducent en groothandel heeft processen waar slimme automatisering direct uren teruggeeft. Wij helpen je bedrijf verder, zodat jouw mensen doen waar ze goed in zijn.